Personvernerklæring

        

 

 

Behandling av personopplysninger hos Advokat Tor O. Jacobsen.

 

Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en

selskapsklient behandler Advokat Tor O. Jacobsen personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personalopplysningene.

 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Advokat Tor O. Jacobsen.

 

Adresse: Postboks 353, 9484 Harstad

E-post: advokat@toj.no

Telefon: 770 64631

Organisasjons nr.: 974 232 383

 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss.

 

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn ?

 

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan

vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

 

1.. Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet. Det behandles i denne

forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig

for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1)

bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for

kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til

selskapsklienter. I tillegg er Advokat Tor O. Jacobsen pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med

etablering av klientforhold som hvitvaskingsloven $ 4 (2) nr.3, jf. SS 17 og18, og behandler

da etter GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig

forpliktelse).

 

2. Sakshåndtering. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i

relasjon tilden aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel6 (1) bokstav

b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for

privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet

til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i

tilknytning til selskapsklienter.

 

3. Informasjon om motparter og andre tredjeparter. Det behandles i denne forbindelse

personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer

på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til

berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse

innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god

advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig

grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

 

4. Straffedommer og lovovertredelser. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR

artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en

systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.

 

5. Lagring/oppbevaring av saksdokumenter. Det behandles i denne forbindelse

personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer

på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.

 

6. Fakturering. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig

for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1)

bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for

kontaktpersoner for selskapsklienter.

 

7. Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon om vår

virksomhet. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på

grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven 5 15

som regel privatklient eller kontaktperson hos en virksomhetsklient.

 

8. Informasjon om potensielle klienter. I denne forbindelse behandles kontaktinformasjon.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig

for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er

nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet.

 

9. Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker). Personopplysninger

som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til

den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f

(behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik

at behandlingen er nødvendig for å interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt.

 

10. Rekruttering. I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemå1, uttalelser fra

referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og

evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som

søkerstilling hos oss, dvs. GDPR artikkel6 (1)bokstav b. Dersom vibeholder

søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av

samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.

 

11. Sikkerhet. I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og

oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6

(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har

vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og

hindre uautorisert utlevering av personopplysninger.

 

Utlevering av personopplysninger til andre

 

Vi utleverer eller overførte ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger

et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig

forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer.

 

Advokat Tor O. Jacobsen bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I

slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

- Funn AS, tar seg av alle fortløpende dataproblemer

•Itet AS (leverandør av driftsmidler, toner m.m.)

 

•Inventum AS ( leverandør av nyhetsbrevløsning)

 

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

 

Lagringstid

 

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål

personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke

slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med

deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes

når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

I tabellen under er en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

 

Formål Lagringstid

Klientadministrasjon Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Lagring/oppbevaring av saksdokumenter Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Faktureringsinformasjon Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår

fakturering ble foretatt

Informasjon om potensielle klienter Opptil 5 måneder

Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av Opptil 10 år dokumenter i senere saker).

Rekruttering Opptil 3 måneder etter utløpt søknadsfrist. Ved samtykke fra søkeren l lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 2 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.

Sikkerhetslogger Opptil 1 år

Sikkerhetskopier (backup) Opptil 3 år

 

 

 

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

 

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du

har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen.

Du kan lese mer om disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsvnet.no.

 

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din

henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din

eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi

for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg

ut for å være deg.

 

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den

enkleste måten å gjøre dette på er å melde deg av nyhetsbrevet ved å følge avmeldingslenken i hver

nyhetsbrev. Du kan også ta kontakt med oss på e-post eller telefon.

 

 

Klager

 

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet

her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du

finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:

www.datatilsvnet.no.

 

Endringer

 

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av

personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine

kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert

informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 

 

Advokat@toj.no © 2009